Správa a řízení dokumentů
Podniková dokumentace je nositelem klíčového know-how každé firmy. V současném digitálním věku je kvalitní uchování a správa elektronických dokumentů základním předpokladem jejich snadné dostupnosti a možnosti zužitkovat informace, které obsahují.
Kategorie
| Datové schránky | S příchodem změny legislativy vznikl požadavek na propojení aplikací spisové služby organizací s informačním systémem datových schránek (ISDS). Společnost ICZ a. s. jako jeden z hlavních dodavatelů spisových služeb se aktivně zúčastnila vytváření datového rozhraní ISDS pro komunikaci se systémy spisových služeb a toto ztvrdila podpisem memoranda o spolupráci. Výsledkem jsou provedené úpravy spisových služeb na propojení nového revolučního informačního systému. |
| Spisová služba | Činnost orgánů státní správy a samosprávy je vždy doprovázena generováním velkého množství dokumentů, které reprezentují veškeré písemné nebo jakékoli jiné materiály vytvořené či obdržené v průběhu činnosti organizace. S nabytím účinnosti zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě vyvstal úkol, jak co nejefektivněji naplnit jeho požadavky. Tedy jak zajistit, že dokumenty, které jsou do úřadoven doručeny, budou průkazně zaevidovány, spravovány a budou vyřízeny včas odpovědnými pracovníky. |
| Archivace dokumentů | Podniková dokumentace je v současné době živou směsí papírových a elektronických dokumentů. Řada z nich je nositelem klíčového know-how, jiné spadají do oblasti ekonomických a dalších agend. S rostoucím množstvím těchto dokumentů narůstá i potřeba řídit jejich archivaci, vyhledávání a vyřazování z pohledu legislativy a interních potřeb podniku nebo organizace. |
| Důvěryhodný elektronický archiv | Řada úspěšných implementací systémů pro správu dokumentů dokázala, že lze výhody práce s elektronickými dokumenty přenést do každodenní praxe. Elektronické dokumenty umožňují rychlejší zpracování, mají menší nároky na prostor a snižují nároky na administrativu. |
| Elektronické formuláře | Objemy zpracovávaných informací neustále rostou, zvyšují se i nároky na jejich kvalitu – a to již od prvotního okamžiku, kdy vstupují do informačního systému. Včasné a efektivní pořízení kvalitních strukturovaných dat je základním předpokladem pro realizaci většiny procesů jakékoliv organizace či podniku. |
| Skenování a digitalizace dokumentů | Elektronizace dokumentů otevřela uživatelům řadu nových možností a výhod. Oproti dřívějšímu způsobu uchovávání firemních dat nabízí zejména zvýšení bezpečnosti úschovy a usnadňuje přístup jednotlivých uživatelů. |
| Správa dokumentů - úložiště | Masivní používání elektronických dokumentů v rámci podnikových procesů zasahuje téměř všechny informační systémy a aplikace podniku. Společně s velkým nárůstem objemu dokumentů a potřebou jejich řízené správy a archivace narůstají náklady a zvyšuje se úsilí potřebné k zajištění bezpečného a dostupného úložiště dokumentů. |
| Řízení dokumentů – oběh a zabezpečení | Elektronické dokumenty otevírají nové možnosti při návrhu a především realizaci interních procesů. Řízený oběh elektronických dokumentů je právě jednou z možností, které mohou významným způsobem ovlivnit celkovou efektivitu procesů a tím i přínos daného procesu pro podnik nebo organizaci. |