Archivace dokumentů
Podniková dokumentace je v současné době živou směsí papírových a elektronických dokumentů. Řada z nich je nositelem klíčového know-how, jiné spadají do oblasti ekonomických a dalších agend. S rostoucím množstvím těchto dokumentů narůstá i potřeba řídit jejich archivaci, vyhledávání a vyřazování z pohledu legislativy a interních potřeb podniku nebo organizace.
Features & Benefits
- snížení operačních rizik díky bezpečnému uložení elektronických dokumentů
- jednotný přístup k archivaci a skartaci papírových i elektronických dokumentů a záznamů
- snadné a přitom řízené vyhledávání archivovaných dokumentů
- snížení nákladů na archivační prostory a aktivní diskový prostor díky řádnému vyřazování skartovatené dokumentace
Neřízená archivace je zdrojem nejen zbytečných provozních nákladů, ale i řady operačních rizik (příkladem může být nedohledání nebo ztráta dokumentu).
Na bázi úložiště elektronických dokumentů nabízíme řešení pro jednotnou správu a archivaci podnikové dokumentace. Součástí řešení je jak vybudování jednotného úložiště, tak i návrh metodik pro manipulaci s dokumenty a řízení elektronického archivu.
Samostatnou kapitolou, kterou se v oblasti archivace elektronických dokumentů zabýváme, jsou řešení pro zajištění dlouhodobé čitelnosti elektronických dokumentů. Potřeba těchto řešení vzniká všude tam, kde je třeba dlouhodobě archivovat elektronické dokumenty v neustále se měnícím IT prostředí s různými formáty dokumentů.
Námi nabízená řešení pro dlouhodobou archivaci vycházejí z implementace uznávaných migračních a emulačních technik.
Pro zajištění čitelnosti, v krátkodobém a střednědobém horizontu, využíváme archivačních standardů založených na formátech TIFF a PDF/A. Tento způsob archivace je vhodný pro dokumentaci většiny současných podnikových agend.
Řešení archivace dokumentů společnosti ICZ přináší:
- vedení evidence archivovaných dokumentů a to jak elektronických, tak v různých formátech, a to nejen papírových, ale i v digitalizované podobě s vazbou na klasický papírový archiv
- hlídání skartačních lhůt tak, aby žádný z dokumentů nebyl skartován dříve nebo později, než jak vyžaduje legislativa nebo provozní a správní potřeby podniku
- automatické generování skartačních návrhů
- vytváření auditních záznamů o manipulaci s dokumenty
- řízení přístupu k dokumentům na základě politiky o přístupových oprávněních
- konverze elektronických dokumentů do archivních formátů
Reference
ALSTOM Power, s. r. o.
Řešení pro společnost ALSTOM Power umožňuje správu...
