Datové schránky
S příchodem změny legislativy vznikl požadavek na propojení aplikací spisové služby organizací s informačním systémem datových schránek (ISDS). Společnost ICZ a. s. jako jeden z hlavních dodavatelů spisových služeb se aktivně zúčastnila vytváření datového rozhraní ISDS pro komunikaci se systémy spisových služeb a toto ztvrdila podpisem memoranda o spolupráci. Výsledkem jsou provedené úpravy spisových služeb na propojení nového revolučního informačního systému.
Features & Benefits
Klíčové výhody systému e-spis lite
- soulad se všemi novými zákonnými požadavky
- datové schránky
- autorizovaná konverze
- elektronická spisová služba
- důvěryhodné ukládání elektronických dokumentů
- nevyžaduje žádný nový HW a SW
- rychlé nasazení bez nutnosti řešit implementační projekt
- jednoduché uživatelské rozhraní nevyžaduje školení uživatelů
ŘEŠENÍ PRO VEŘEJNOU SPRÁVU - PRO OBCE S ROZŠÍŘENOU PŮSOBNOSTÍ A PRO FINANČNÍ SEKTOR
e-spis
Systém pro evidenci, oběh, vyřizování a archivaci dokumentů. Systém e-spis přináší komplexní evidenci, správu a řízené zpracování dokumentů při respektování norem a standardů na ochranu informací, efektivitu práce, průkaznost evidence a průběhu zpracování.
Modulární systém
Systém e-spis je koncipován jako modulární škálovatelné řešení, které je postaveno na moderní architektuře. Hlavní součástí systému jsou aplikace, které pokrývají dokumentové agendy typu Spisová služba, Usnesení, Stížnosti, Smlouvy a další. Součástí systému je také aplikace Úkoly, která umožňuje centrální evidenci úkolů bez ohledu na agendu v níž vznikly. K dispozici je i systém pro řízení toku informací. Doplňkové moduly propojují systém s dalšími aplikacemi a zařízeními používanými na úřadech.
Doplňkové moduly
- komunikace na datové schránky
- skenování/digitalizace
- OCR – řeší převod digitálního obrazu
- BAR Code – v kombinaci se skenováním řeší
- označení papírových dokumentů čárovým kódem a jejich zařazování k odpovídajícím záznamům ve spisové službě
- integrace s MS Office
- šablony dokumentů
- integrace s e-mail
- integrace s frankovacím strojem
- integrace s agendovými aplikacemi (např. CzechPoint, stavební úřad, Registr živnostenského podnikání a dalšími)
- elektronický podpis
- statistiky
- důvěryhodná elektronická spisovna
Přínosy řešení e-spis
E-spis není jen řešení jedné konkrétní agendy, ale představuje ucelený soubor aplikací a modulů, vytvářející jednotnou platformu pro dokumentové agendy úřadu. To přináší následující výhody:
- jednotné uživatelské rozhraní
- jednotné úložiště dokumentů
- jednotně řešená integrace s ostatními aplikacemi úřadu (např. stavební řízení, elektronická podatelna atd.)
- jednotná správa systému a uživatelů
- jednotná metodika nasazení systému
- jednotný dodavatel aplikací pro dokumentové agendy
Významným efektem zmíněných výhod je finanční úspora v oblasti správy systému
a zaškolování
uživatelů.
ŘEŠENÍ PRO MALÉ OBCE
Hostovaná elektronická spisová služba: e-spis lite
Hostovaná elektronická spisová služba vhodná pro obce typu PO1 a PO2 a pro malé organizace zřizované obcemi a kraji. Plně vyhovuje aktuální novele zákona 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a zákonu 300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. E-spis lite zajišťuje příjem, evidenci, oběh, vyřizování, odesílání a ukládání elektronických i papírových dokumentů.
E-spis lite je optimální platforma pro práci jak s elektronickými, tak i papírovými dokumenty. Malým obcím, nemocnicím, školám, divadlům, muzeím a jiným institucím přináší kompletní evidenci, správu a řízené zpracování dokumentů při respektování norem a standardů na ochranu informací.
Princip hostování nezatěžuje malé organizace starostmi s instalacemi a údržbou SW/HW, postačí pouhé zajištění standardního internetového připojení běžně používaných osobních počítačů. Hostitelský server pro více malých subjektů může být provozován v technologickém centru obce s rozšířenou působností kraje nebo centrálně.
Základní funkce systému spisové služby "e-spis lite"
- příjem a evidence
- oběh a vyřizování
- práce s elektronickými dokumenty
- odesílání
- ukládání a skartace
Co nového "e-spis lite" přináší?
- zabezpečuje zákazníkům plnění jejich zákonných povinnost v oblasti
elektronických úkonů a autorizované konverze dokumentů, kterému
podléhají veškeré orgány veřejné moci a právnické osoby od data
účinnosti zákona 300/2008 Sb., což je od 1. 7. 2009
- zajišťuje komunikaci organizace se systémem datových schránek
- umožňuje vstup dokumentů po jejich konverzi do elektronické podoby
- zajišťuje konverzi elekotronických dokumentů do dokumentů v listinné podobě
- zabezpečuje ukládání elektronických dokumentů přijatých z datové schránky nebo odeslaných do datové schránky
- je realizován jako hostovaná aplikace, což zbavuje zákazníka veškerých starostí spojených s údržbou SW aplikace
- poskytuje moderní a jednoduché uživatelské rozhraní
Další informace vám poskytneme na telefonním čísle: 244 100 728 nebo 244 100 703. Své dotazy nám můžete také zaslat na na e-mail adresu: spisovka@i.cz .
