Řízení dokumentů – oběh a zabezpečení
Elektronické dokumenty otevírají nové možnosti při návrhu a především realizaci interních procesů. Řízený oběh elektronických dokumentů je právě jednou z možností, které mohou významným způsobem ovlivnit celkovou efektivitu procesů a tím i přínos daného procesu pro podnik nebo organizaci.
Features & Benefits
- eliminace operačních rizik (ztráta dokumentu, únik citlivých informací) díky doručování dokumentů jen osobám pověřených jejich zpracováním
- snížení nákladů spojených s tvorbou papírových kopií potřebných pro distribuci zpracovatelům
- možnost integrace s ERP a BPM systémy
Činnosti jako
- schvalování dokumentů,
- připomínkování,
- kompletace složky dokumentů
- distribuce dokumentů cílovým pracovníkům
mohou být za podpory elektronického systému rychlejší, průkaznější, lépe zabezpečené a kontrolovatelné.
Možnost snadněji a rychleji zpracovávat větší množství dokumentů je tedy lákavá. Klade však větší nároky na řízení a monitoring procesů, které dokumenty zpracovávají. Převážně se jedná o řízení úloh, které kombinují informační systémy a lidi, kteří v určitých fázích zpracování přebírají odpovědnost za doplnění, revizi nebo schválení daného dokumentu. I tuto řídící roli plní systémy pro řízení oběhu dokumentů a pomáhají tak manažerům automatizovat činnosti, které jsou pro správný běh procesů nezbytné. Jedná se především o:
- hlídání termínů zadaných úkolů a fází zpracování dokumentu
- delegování úkolů a zastupování pracovníků
- možnost přikládání příloh ke zpracovávaným dokumentům
- eskalace nevyřízených úkolů na jinou osobu nebo nadřízeného podle organizačního řádu
- okamžité poskytování údajů o stavu procesu
- vytváření podkladů pro audit a optimalizaci oběhu dokumentů
Naše řešení se věnují nejen problematice interního oběhu dokumentů, ale i případům, kdy je v rámci procesu zpracování nutné zahrnout i externí subjekty, například právní kanceláře nebo přímo klienty. Pro tyto případy nabízíme i řešení tzv. zabezpečené komunikace, která umožňuje chránit dokumenty a jejich obsah i mimo informační systémy vaší společnosti.
Reference
Alstom Power, s.r.o.
Nasazené řešení umožňuje jednak správu standardní ...
