Spisová služba

Díky možnostem programových nástrojů pro vedení elektronické evidence či přímo elektronizace samotných dokumentů, lze tyto požadavky zajistit softwarovým řešením, které:

• umožní kompletní kontrolu nad jejich dokumenty a spisy, čímž zabezpečí průkaznost procesu, kterým byly dokumenty evidovány, zpracovány a vyřízeny,
  
• díky elektronické evidenci dokumentů a možnosti jejich elektronického oběhu usnadní a zrychlí práci s těmito dokumenty,
  
• zabezpečí, že dokumenty a spisy budou úřadem vyřazeny ve správný čas, požadovaným procesem a odpovědnými pracovníky.

Aplikace e-spis je odpovědí na výše uvedené požadavky. Je to modulární systém pro komplexní správu dokumentů určený zejména pro orgány státní a veřejné správy. Tato aplikace je známa především díky modulu pro vedení spisové služby. Tu určeným původcům stanovuje zákon č. 499/2004 Sb. Tento modul pokrývá činnosti spojené s výkonem spisové služby v celém rozsahu a je vhodný jak pro organizace se dvěma pracovníky, tak i se dvěma tisíci. 

E-spis umožní velmi snadnou integraci s aplikacemi nebo zařízeními třetích stran. Například VITA SW, SAP, Marbes Consulting, GEOVAP, YAMACO, frankostroje NEOPOST a FRAMA, bezdrátové hlasovací zařízení ALLSTAR a další. Datové integrace pak zamezují jinak nezbytnému vícenásobnému pořizování záznamů v rámci informačního systému organizace. 

Kromě modulu spisové služby obsahuje aplikace i další, vzájemně provázané moduly, určené pro zpracování specifických agend:

• Registratury – doplněk pro specializovanou práci se spisy
  
• Statistiky – manažerské přehledy a další uživatelem definované přehledy
  
• Usnesení – kompletní řešení pro vedení porad a jednání zastupitelstev a rad obcí včetně publikování
  
• Úkoly – řízení úkolů napříč moduly aplikace e-spis
  
• Smlouvy – doplněk pro vedení agendy smluv od jejich návrhu po archivaci
  
• ePodatelna – systém e-spis je doplněn o dodavatelskou aplikaci, která provádí realizaci elektronických podání
  

E-spis je nabízen jak formou dodávky implementace u uživatele, tak i formou outsourcingu. Samozřejmostí je bohatá nabídka služeb zákaznické podpory, konzultačních služeb a uživatelských školení. 

Celý systém je postaven a provozován na platformě přenositelných technologií (JAVA, XML) a proto je možné jej provozovat na různých hardwarových a softwarových platformách. Systém spolupracuje se standardními SQL databázemi (Oracle, MS SQL…) a aplikačními servery (MS IIS, Oracle IAS nebo Apache Tomcat) a již v základu obsahuje řádně zdokumentované API (aplikační programové rozhraní) určené pro snadné integrace s aplikacemi třetích stran.