Nebojte se datových schránek!

ICZ jedním z klíčových dodavatelů spisové služby

Společnost ICZ a.s. je jedním z hlavních dodavatelů elektronických spisových sužeb v České republice. Svým zákazníkům dodává v požadovaném standardu a odpovídající kvalitě spisovou službu „e-spis" - hostované řešení pro obce a organizace. Je proto pochopitelné, že se zapojila do projektu, který s touto oblastí úzce souvisí. ICZ se stala partnerem série seminářů, jejichž cílem je vysvětlit široké veřejnosti problematiku datových schránek. Roadshow na téma „Datové schránky" pořádá Ministerstvo vnitra ČR společně s magazínem Egovernment.

Zaměřeno na datové schránky

Patříte k těm, kterých se od 1. 7. 2009 týká povinnost používat datové schránky (dle zákona č. 300/2008 vstupujícím tímto dnem v účinnost)? Víte přesně, kdo všechno musí datové schránky používat? Jak datové schránky aktivovat? A k čemu datové schránky využít? Na tyto a další otázky dostanete odpověď na seminářích, které jsou určeny pro zástupce veřejné správy (orgány veřejné moci), a to bez ohledu na velikost úřadu, neboť datové schránky budou používat i ty nejmenší obecní úřady. Kromě veřejné správy povinnost používat datové schránky vzniká i firmám a dalším subjektům zapisovaným do OR. I těm jsou semináře, na něž je vzhledem k závažnosti tématu vstup zdarma, určeny.

Přehled míst konání roadshow „Datové schránky"

Pokud patříte do některé z výše uvedených skupin, určitě uvítáte více informací o zmiňované roadshow. První seminář se uskutečnil v Plzni 27. 1. a po něm následovaly další.  V současné době jsou v plánu následující termíny a místa konání:

Hradec Králové (16. 3.), Liberec (17. 3.), Pardubice (18. 3.), Ostrava (31. 3.), Brno (2. 4.), Kladno (28. 4.), Mladá Boleslav (29. 4.), Příbram (30. 4.), Benešov (5. 5.), České Budějovice (6. 5.), Zlín (7. 5.).

Více informací o celém projektu včetně registračních formulářů na semináře najdete na: http://www.egovernment.cz/schranky/. Pokud nebudete mít možnost setkat se se zástupci ICZ na některém z výše uvedených seminářů, můžete nás kontaktovat na adrese marketing@i.cz.

Základní informace o spisové službě e-spis

Aplikace společnosti ICZ e-spis - hostované řešení pro obce a organizace - umožňuje komplexní evidenci, správu a řízené zpracování písemností při respektování norem a standardů na ochranu informací, efektivity práce, průkaznosti evidence a průběhu zpracování. E-spis je komplexní platforma pro dokumentové agendy úřadu. Poskytuje jednotnou správu uživatelů i dokumentů, vazby mezi souvisejícími dokumenty i agendami, případně vazby na externí aplikace. Systém nabízí jednotný uživatelský interface, což uživatelům usnadňuje jeho ovládání a minimalizuje náklady na školení a zaučení. Aplikace řeší jak příjem písemností do organizace, tak i vznik, oběh a vyřizování písemností v rámci organizace a následně i jejich odesílání mimo organizaci.

E-spis je koncipován jako modulární škálovatelné řešení, které je postaveno na moderní architektuře. Hlavní součástí systému jsou aplikace, které pokrývají dokumentové agendy typu Spisová služba, Usnesení, Úkoly, Smlouvy a další. Doplňkové moduly propojují systém s dalšími aplikacemi a zařízeními používanými na úřadech nebo jej rozšiřují o další specifickou funkčnost. Technologické jádro obsahuje obecnou množinu funkcí využívanou aplikacemi a moduly pro práci s objekty systému.

Aplikace e-spis LITE,  je určena pro menší organizace, malé obce, školská zařízení, organizace zřizované městy a kraji. Řešení je určeno pro provoz v robustních technologických centrech (hostingových centrech). Splňuje požadavky legislativy i s ohledem na změnu k 1. 7. 2009 a zároveň nabízí jednoduché a intuitivní ovládání.

Housing spisové služby

Řešení spisové služby, provozované formou housingu, přináší uživatelům řadu výhod:

- Nízké nároky na investice.

- Vzdálená správa a podpora prostředí spisové služby odborníky (organizace nemusí vyčlenit personální zdroje na administraci systému, rychlá náprava v případě technických problémů).

- Pravidelné zálohování systému a vysoká úroveň zabezpečení uložených dat a informací (infrastruktura i aplikace jsou umístěny v zabezpečené zóně s omezeným přístupem).

Důvěryhodná elektronická spisovna

Aplikace zajišťuje dlouhodobé a důvěryhodné uchovávání elektronických dokumentů a spisů. Dokumenty a spisy se do aplikace ukládají po jejich uzavření. Uložené dokumenty zde čekají na tzv. skartační řízení. Životnost dokumentů a spisů uložených v Důvěryhodné elektronické spisovně je řízena jednotným spisovým plánem. Po uplynutí skartační lhůty dojde buď ke skartaci dokumentů nebo dojde k výběru archiválií, které se předávají do nadřízeného digitálního archivu (např. Národní digitální archiv). Některé dokumenty rovněž mohou v aplikaci zůstávat po „neomezeně" dlouhou dobu, aniž by se skartovaly či předávaly. Kromě toho toto řešení eliminuje technologická rizika dlouhodobého uchovávání elektronických dokumentů (nefungující HW a SW, degradace nosiče, zastarávání hardware, zastarávání formátu, zastarávání SW technologií a principů, ztráta autenticity).

Integrace na ostatní systémy

• Integrace CzechPoint
• Integrace s RŽP
• Integrace s OK Systems
• Integrace s registrem řidičů
• Integrace na agendové systémy a ERP
  • Marbes
  • Vita
  • Geovap
  • T-Mapy
  • SAP
  • Navision
  • a další

• Integrace barcode, frankostroje

Prezentace na téma Datové schránky