Evidence spisové služby na školách a školských zařízeních byla vedena převážně listinnou formou, v některých případech pomocí tabulek v MS Excel a výjimečně s využitím jednoduchých lokálních programů. Různorodá forma evidence často přinášela i rozličné pracovní postupy a výklady legislativních požadavků, proto v některých případech docházelo k porušování či nedodržování zákonných pravidel.
Cíl projektu
Cílem bylo nejen zajistit podřízeným orga¬nizacím licence systému, ale zároveň sjednotit metodiku výkonu spisové služby a standardizovat postup nasaze¬ní aplikace v organizaci tak, aby v ko¬nečném důsledku došlo k výraznému snížení přímých i nepřímých nákladů na zajištění a implementaci systému v jed¬notlivých organizacích.Řešení
Začátkem roku 2006 se rozběhl pilotní projekt implementace spisové služby pro 40 vybraných škol a školských zaří¬zení odborem školství Magistrátu hlav¬ního města Prahy. V rámci projektu SO-001 se nabízela možnost využití licencí aplikace e-spis s implementací tohoto systému pro školy a školská zařízení. Další otázkou byla problematika jed¬notné správy systému. Bylo navrženo využít řešení formou housingu, které bylo již ověřeno při implementacích pro malé městské části Prahy. Housingové řešení umožňuje instalaci multilicence systému a zároveň zajišťuje zabezpeče¬ný přístup k technice a kvalitní infra¬strukturu potřebnou pro takto náročný projekt. Housingové řešení zároveň neklade žádné požadavky na vybavení jednotlivých škol a školských zařízení touto infrastrukturou. Třetím klíčovým bodem byla jednotná údržba infrastruk¬tury, především aplikace a následné podpory již běžících systémů. Jedno¬značným řešením byla forma outsour¬cingu pro všechny tyto služby.V rámci outsourcingu jsou řešeny jak podpůrné procesy zavedení spisové služby, tak dohled nad aplikací a infrastrukturou. Projekt zabezpečuje i následné podpůrné služby ve formě aplikačního HelpDesk nebo pomocí callcentra, workshopů a následných školení pro nové i již aktivní uživatele systému e-spis.
Výsledkem pilotního projektu se stala i jednotná metodika provozu spisové služby pro školy a školská zařízení, která je základním dokumentem pro správné zavedení této služby v organizaci.
Hodnocení zákazníka
S výsledkem projektu jsme spokojeni. Pilotní provoz ověřil možnost využití aplikace e-spis pomocí outsourcingu – housingu i pro větší počet škol a školských zařízení. Tato využitá metoda zaručuje jednotnou evidenci dokumentů se zárukou správného vedení spisové služby i při menším počtu administrativních pracovníků organizace, kterými pozpochyby školy a školská zařízení jsou. Výhodou řešení a jeho implementace je též jaho možná rozšiřitelnost na společnou platformu sdílenou jak školami a školskými zařízeními, tak i příslušnými správními úřady.Bc. Karek Krupka
Vedoucí oddělení školského rejstříku a výkaznictví
Základní údaje o projektu
Zákazník: Magistrát hl. m. Prahy
Řešení: Spisová služba pro školská zařízení
Hlavní přínosy a řešení:
Řešení: Spisová služba pro školská zařízení
Hlavní přínosy a řešení:
- uživatelské organizace nemusí pořizovat servery pro běh aplikace, pro provoz jim stačí stávající vybavení, systém je provozován na centrální technologické infrastruktuře poskytované MHMP
- správa i podpora (systémová, uživatelská) systému je centrální – uživatelské organizace nemusí vyčleňovat lidské zdroje s potřebnými znalostmi na tyto činnosti
- výkon a kapacita centrální infrastruktury jsou sdíleny, v souhrnu tak postačuje levnější infrastruktura než v případě lokálních implementací systém